Bien choisir son syndic de copropriété

Élu par l’assemblée générale des copropriétaires, généralement pour un mandat de trois ans renouvelables, le syndic assure la bonne gestion d’un immeuble en copropriété. Le choisir est une étape primordiale dans la vie d’un tel bâtiment. Ce choix se fait en fonction de nombreux critères, qui peuvent largement varier d’un prestataire à un autre.

Les missions du syndic de copropriété

Dans un immeuble en copropriété, il est obligatoire de désigner une personne (ou une société) en charge de la gestion et de l’administration du bâtiment. Elle a notamment pour missions :

• d’identifier les problématiques de l’immeuble et de tenter de les résoudre, en lien avec les habitants ;
• de sélectionner les prestataires externes pour l’entretien, les travaux (petits et grands) et la maintenance (ascenseur, chaudière, etc.) ;
• de gérer les paiements de factures, taxes et primes d’assurances ;
• d’assurer la tenue et le suivi des assemblées générales de copropriétaires.

Les différents types de syndics

Il existe plusieurs formules, chacune adaptée à différents besoins principalement définis par la taille de l’immeuble (nombre de lots). Ainsi, pour une copropriété comprenant 10 lots ou plus, on préférera une solution gérée par un prestataire professionnel, titulaire d’une carte professionnelle lui permettant d’assurer cette compétence. Celle-ci est délivrée par la Chambre de commerce et d'industrie (CCI). En dessous de 10 lots à gérer, une plus grande souplesse est possible, car la complexité des dossiers à traiter s’en trouve amoindrie.

Le syndic professionnel traditionnel

Ce type de syndic s’adresse en premier lieu aux grosses copropriétés. En effet, du fait du nombre important de lots, elles nécessitent un travail comptable et administratif important. De même, si la copropriété est neuve, si d’importants chantiers sont prévus ou en cours, si elle est sujette à des spécificités juridiques ou à des problèmes d’impayés et des contentieux récurrents, il est préférable de s’adresser à un professionnel qui s’occupera de toutes ces questions, de A à Z.

Le coût de cette prestation peut être élevé et varie en fonction de la qualité de service apporté. Il convient donc de vérifier les prestations incluses dans le contrat proposé par l’agence prestataire.

Le syndic professionnel en ligne

Le syndic en ligne est également assuré par un professionnel du secteur disposant d’une carte professionnelle. Comme le syndic traditionnel, il prend en charge la gestion comptable et administrative de l’immeuble, ainsi que les responsabilités juridiques en découlant. Cependant, il n’intervient pas physiquement sur l’immeuble. Les copropriétaires ont donc la charge de :

• prévenir le syndic en ligne de tout problème (fuite d’eau, conflit de voisinage, panne d’ascenseur, souci de propreté, etc.) ;
• gérer les rendez-vous avec les prestataires pour l’élaboration de devis et de travaux ;
• assurer la tenue et le suivi des assemblées générales.

Le syndic non professionnel

S’adressant plutôt aux immeubles comportant moins de 10 lots, ce type de syndic est simple à mettre en place. La personne, désignée en assemblée générale, n’a pas besoin d’être titulaire d’une carte professionnelle, mais doit seulement être élue parmi les copropriétaires.

C’est une solution peu coûteuse, car elle n’induit pas d’honoraires. Le syndic désigné peut exercer sa mission à titre bénévole. Dans ce cas, seuls les frais nécessaires engagés lui sont remboursés, mais il peut aussi occuper ce poste à titre onéreux. Une rémunération est alors prévue, en fonction du temps de travail qu’il consacre à la copropriété.

Attention, dans ce mode de gestion, des tensions peuvent se créer entre le syndic et d’autres copropriétaires, car il aura à gérer des problématiques d’impayés, de procédures ou tout simplement de voisinage, tout en étant parfois partie prenante, en tant que copropriétaire. De plus, la gestion d’une copropriété prend du temps et nécessite une certaine aisance comptable et administrative. Opter pour une gestion assurée par une personne non professionnelle peut alors s’avérer risqué. C’est pour cela que ce type de gestion n’est envisageable que pour de petites copropriétés (jusqu’à 10 lots).

Le syndic non professionnel assisté

C’est une alternative hybride adaptée aux petites copropriétés souhaitant avoir une gestion plus professionnelle. Il s’agit toujours d’un syndic copropriétaire, mais épaulé par une agence professionnelle. Celle-ci apporte conseils (de gestion, juridiques, administratifs, etc.) et outils (documents, logiciels, etc.).

Le recours à une agence professionnelle induit forcément un coût supplémentaire, mais cette solution reste simple à mettre en place, est plus sécurisante qu’un syndic non professionnel et est plus économique qu’un syndic traditionnel.

Les qualités d’un bon syndic

Outre un bon rapport qualité-prix et une réputation établie, un bon syndic :

• est facilement joignable et réactif. Une réponse doit être apportée sous 48 heures à toute question posée par le syndicat de copropriété ;
• agit dans l’intérêt de la copropriété : réduire les charges courantes, sélectionner de bons prestataires, négocier les tarifs, relancer les impayés, etc. Il doit proposer une gestion proactive ;
• communique efficacement (convocations, PV, documents comptables, appels d’offres, devis, factures, contrats, etc.). Un syndic communiquant de façon dématérialisée sera beaucoup plus efficace (et écologique) dans ce domaine ;
• propose des services supplémentaires, comme la conciergerie, la garde d’enfants ou le gardiennage.

Les points de vigilance

Lors de la sélection du syndic, mais aussi une fois en responsabilité, il convient d’être vigilant sur certains points afin d’obtenir une gestion juste, efficace et transparente :

• vérifier les prestations incluses et non incluses au contrat dans le forfait de base proposé ;
• s’assurer de la conformité légale des prix pratiqués. Par exemple, la délivrance d’un état daté peut être gratuite, mais peut aussi être payante et aller jusqu’à 1 260 euros selon le prestataire. Or le décret du 21 février 2202 plafonne ce montant à 380 euros TTC ;
• contrôler les montants facturés ;
• être attentif à l’apparition éventuelle de conflits d’intérêts entre syndic et prestataires ;
• éviter de changer de syndic trop souvent afin d’avoir un suivi régulier des dossiers en cours. De plus, révoquer un syndic de copropriété est une démarche compliquée et risquée juridiquement. Il conviendra donc, si possible, d’attendre le terme du mandat pour changer de syndic ;
• s’assurer de sa capacité à gérer un nouvel ensemble de lots. Par exemple, en Île-de-France, un syndic professionnel gère entre 30 et 45 copropriétés, soit environ 1 500 lots. Au-delà, sa réactivité et son investissement dans chaque copropriété qu’il gère sont susceptibles de se dégrader.