Organiser une tombola : autorisations, règlement et conseils pratiques

Organiser une tombola peut sembler intuitif : quelques lots, une poignée de billets, un tirage au sort… Pourtant, organiser une tombola à la fois légale, ludique et rentable n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît ! Voici donc quelques conseils pour une tombola réussie.

Qu’est-ce qu’une tombola ?

Une tombola est un jeu de hasard semblable à une loterie. Les joueurs, en échange d’une contrepartie financière, peuvent remporter des gains en nature. Les gagnants sont désignés grâce à un tirage au sort. Bien sûr, l’objectif est de récolter des fonds. Mais organiser une tombola est aussi un bon moyen de créer des liens sociaux et d’animer des événements festifs.

Important à savoir : organiser une tombola est soumis à un cadre juridique. Les bénéfices doivent être non lucratifs. De plus, les particuliers et les entreprises ne peuvent pas en organiser.

Organiser une tombola : commencez par définir vos objectifs

Vous souhaitez organiser une tombola ? Pas de panique, on vous guide pas à pas dans cette aventure.

Première étape pour organiser une tombola réussie : en définir les objectifs.

Il est important de se poser les bonnes questions :

• Pour quelle raison souhaitez-vous collecter des fonds ? Peut-être désirez-vous financer un projet précis, comme un voyage scolaire, la rénovation d’un bâtiment ou l’achat de matériel spécifique ?
• De quelle somme avez-vous besoin ? Combien devriez-vous récolter pour considérer cette tombola comme un succès ?
• Est-ce que gagner de l’argent est l’unique objectif de votre tombola ? Il est possible que l’aspect ludique entre aussi en ligne de compte.

Cette étape est importante, car elle influencera vos décisions tout au long du processus : nombre de billets, choix des lots, type de communication…

Prévoyez différents types de lots

Impossible d’organiser une tombola sans prévoir des lots attractifs ! L’idéal est d’envisager différents niveaux de récompenses et de diversifier les cadeaux :

• Un lot principal : marquant, dont la valeur est importante, comme un vélo, une tablette, un smartphone ou un séjour vacances.
• Des lots secondaires : moins conséquents, mais tout de même plaisants, tels qu’une place de spectacle, un panier gourmand, un objet artisanal…
• Des lots de remerciement : symboliques, d’une faible valeur, visant à maintenir l’intérêt des participants, comme une carte ou un porte-clé.

Dénichez des lots attractifs

Pour organiser une tombola rentable, n’hésitez pas à :

• Négocier avec les commerçants du coin : certaines entreprises acceptent d’offrir des articles ou de les vendre à moindre prix en échange de visibilité.
• Faire appel aux grandes surfaces : il arrive que les grosses enseignes fournissent des bons d’achat ou des articles soldés
• Démarcher les lieux de loisirs (cinéma, zoo, parc aquatique…) : il est parfois possible d’obtenir des entrées gratuites.
• Solliciter la mairie : les associations peuvent bénéficier, sous certaines conditions, de subventions.
• Faire marcher le bouche-à-oreille : « l’ami d’un ami » a peut-être un bon plan à vous proposer, qui sait ?

Le budget alloué à l’achat des lots ne doit pas dépasser 25 % de votre objectif financier.

Faites une demande d’autorisation

Pour organiser une tombola selon les règles de l’art, une autorisation de la mairie est indispensable. Votre demande doit comprendre :

• Le formulaire cerfa 11823*03 dûment rempli, précisant, entre autres, le nombre et la nature des lots, la date du tirage, les modalités de la tombola.
• Les statuts de votre association en cas de première demande.
• Le bilan du dernier exercice financier si le capital dépasse 7 500 euros.

Le dossier est à adresser au maire de la commune où se situe le siège social de l’association. À l’exception de la ville de Paris, où elle doit cependant s’effectuer auprès du préfet de police. Prévoyez un délai de 2 mois pour éviter les mauvaises surprises !

Déterminez le prix et le nombre de billets

Chaque billet devra avoir un numéro et mentionner le nom de l’association, la date du tirage et son prix. Pour trouver un équilibre entre accessibilité et rentabilité :

• Établissez un budget prévisionnel : coût des lots, frais d’impression, communication…
• Fixez un prix en fonction du profil des potentiels participants : si vous visez un public familial, un tarif entre 1 et 5 euros par billet est courant.
• Déterminez le nombre total de billets : ni trop (évitez d’en imprimer 10 000 s’il s’agit d’une petite tombola de quartier…) ni pas assez (vous risquez de ne pas atteindre votre objectif)

Astuce pour organiser une tombola : incitez à l’achat en proposant des tarifs préférentiels sur les lots. Par exemple : 1 billet : 3 euros, 4 billets ; 10 euros.

Vendez (un maximum) de billets

Pour mettre toutes les chances de votre côté, multipliez les canaux de vente :

• En amont de la tombola : déplacez-vous dans les écoles, les commerces, les marchés, faites du porte-à-porte chez les voisins…
• Le jour J : prévoyez à l’entrée un stand bien visible, tenu par des personnes dynamiques, avec une petite musique d’ambiance.
• En ligne : à l’ère des nouvelles technologies, il existe des outils gratuits qui permettent de générer des billets numériques.

Petit plus : transmettez aux bénévoles une petite fiche argumentaire convaincante. De même, n’hésitez pas à poser des affiches, distribuer des flyers, communiquez sur les réseaux sociaux autour de l’événement…

Préparez le tirage au sort

Comme son nom l’indique, le tirage au sort doit être aléatoire. Pour le prouver, il est préférable de l’effectuer en présence de témoins. Vous pouvez aussi filmer ce moment important pour garantir la crédibilité du résultat.

Organiser une tombola doit rester un moment de joie partagé. Gardez une ambiance festive durant cette étape, et n’hésitez pas à jouer la carte du suspense !

Bon à savoir : selon les communes, il peut être nécessaire de déclarer les résultats à la mairie. Les fonds collectés doivent être utilisés conformément à l’objet déclaré dans la demande d’autorisation.